Преимущества оптимизации документооборота компании, рекомендации и советы

Многие компании откладывают оптимизацию документооборота, считая эту задачу очень сложной, непонятной. Но времена стремительно меняются, работа с бумажными документами в скором времени будет считаться атавизмом. Миром правит цифровизация, которая диктует новые правила документооборота, трансформируя его в электронный формат. Помимо простого удобства хранения, такой способ ведения документации обеспечивает еще много преимуществ

Успешность бизнес-операций зависит от бесперебойной, максимально точной обработки документов, которая оказывает прямое влияние на производительность, удовлетворенность клиентов, общие показатели доходности компании. По данным исследования IDC, проблемы с неправильной организацией корпоративной документации приводят к снижению производительности на 21,3%. Как оптимизировать документооборот в бизнесе? Предлагаем несколько полезных советов на эту тему.

Для чего компании нужна оптимизация документооборота?

Если данные хранятся в единой системе, то сокращается время на их обработку, появляется возможность автоматизировать рутинные задачи, повысить производительность сотрудников. При помощи электронного документооборота можно снизить расходы на печать, бумагу, доставку / хранение корпоративных бумаг.

Еще несколько преимуществ:

Точность + надежность. Если все процессы документооборота оптимизированы и автоматизированы, то снижается риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
Совершенствование процессов управления данными. После оптимизации все данные хранятся централизованно, что значительно упрощает управления ими, обеспечивает сохранность.
Повышение уровня безопасности. Документооборот централизованного / автоматизированного типа помогает более эффективно защищать важную корпоративную информацию, конфиденциальные (секретные) данные.
Ускоренное принятие решений. Когда вся необходимая корпоративная информация находится в одной системе, а к ней открыт доступ в режиме 24/7, то принятие более правильных, полезных управленческих решений происходит быстрее.
Рост клиентской базы. Упрощается взаимодействие с клиентами компании, ведь вся информация о них собрана в одном месте в структурированном виде.
Соблюдение требований закона. Практически во всех странах существует законодательство, которое касается требований по ведению / хранению корпоративной документации.
Забота об экологии. Когда основной объем корпоративной документации находится в электронном формате, то, соответственно, количество необходимой бумаги сокращается, что характеризует деятельность компании как более экологичную. Этот фактор выгодно выделяет организацию на фоне конкурентов, которые еще не отказались от бумажных носителей.
Прозрачность. Участник бизнес-процесса может, кто прислал конкретный файл, кто его подписал, а кто еще медлит с подписанием. Такой мониторинг возможен благодаря хранению всей информации в отдельном протоколе.

Системы, используемые для автоматизации, предлагают предприятиям доступ к огромному количеству данных, отчетов, аналитики. Эта информацию можно использовать для принятия обоснованных бизнес-решений. Предприятия могут усовершенствовать свои бизнес-процессы и устранить недочеты. К тому же автоматизация документооборота повышает производительность.

Основные шаги по оптимизации документооборота

План по оптимизации конкретной компании разрабатывается с учетом размера бизнеса, характера его операций, бизнес-функций. Небольшая организация обычно имеет меньший объем документации, которую необходимо дигитализировать / структурировать. А вот крупной корпорации с несколькими отделами и сложной цепочкой поставок может потребоваться более сложная система управления.

Важным фактором при подборе эффективной стратегии электронного документооборота является характер деятельности бизнеса. Например, медицинская компания, которая обрабатывает конфиденциальные сведения о пациентах, обязана соблюдать более строгие правила безопасности / конфиденциальности, чем обычный бизнес, что непосредственно влияет на управление документами. Поэтому организациям нужно учитывать особенности своей деятельности при выборе подходящего способа оптимизации своего документооборота.

Некоторые стратегии по оптимизации документооборота для бизнеса:

Анализ существующих рабочих процессов. Критическая оценка бизнес-процессов выявляет слабые места, позволяя проработать их. Выявление сбоев и источников задержек повышает эффективность, ускоряет операции. Отлаженное выполнение внутренних процедур жизненно важно для бизнеса.
Определение целей / важнейших показателей эффективности. Зачем компания хочет оптимизировать делопроизводство? Каких целей она хочет добиться?
Вовлечение заинтересованных сторон. Чтобы снизить риск неудачной трансформации, важно убедиться, что все заинтересованные стороны понимают преимущества автоматизации документооборота. Мозговой штурм, создание блок-схемы, с которой все согласны, групповое тестирование нового решения могут помочь оптимизировать рабочий процесс.
Внедрение цифровых практик управления. Реинжиниринг бизнес-процессов + Six Sigma, могут значительно улучшить / упростить делопроизводство.
Автоматизация повторяющихся задач. Внедрение цифровых инструментов для решения рутинных задач в управлении корпоративной документацией экономит деньги как с точки зрения предотвращения найма дополнительной рабочей силы, так и с точки зрения предотвращения ошибок / задержек, которые чреваты проблемами в будущем.

Нужно регулярно отслеживать эффективность уже модернизированных процессов обмена / хранения данных. Регулярный анализ и изучение процесса могут помочь определить проблемные области и улучшить их.

Ускорение обработки документов

Повышение скорости обработки влияет на эффективность и производительность. Своевременная обработка корпоративной информации обеспечивает соблюдение сроков. Оптимизация документооборота позволит избежать промедлений из-за ручных процессов.

Основные методы / приёмы ускорения обработки корпоративных бумаг включают использование таких технологий:

Оптическое распознавание символов (OCR, Optical Character Recognition – оптическое распознавание символов). Технология OCR использует распознавание изображений для преобразования бумажных носителей в цифровые машиночитаемые файлы. Это может значительно повысить скорость обработки данных, поскольку больше не нужно вводить нужную информацию вручную. Технология оптического определения символов позволяет точно распознавать даже текст, написанный от руки, а также любые изображения.
Интеллектуальная обработка документов (IDP, Intelligent Document Processing). IDP использует алгоритмы искусственного интеллекта / машинного обучения для автоматизации задач по документообороту. Автоматизация рутинных задач сокращает время и усилия, затрачиваемые на ввод данных вручную. Такая технология также помогает выявить логические нестыковки.

Для ускорения обработки можно также использовать «пакетный метод» (Batch processes in document management). Он обрабатывает сразу несколько видов документов «пакетом». Результат – ускорение работы, так как отпадает вынужденная необходимость обрабатывать каждый документ в отдельности.

Читайте по теме: Зачем вашему бизнесу ERP-система: преимущества внедрения программы планирования ресурсов предприятия.

Минимизация вероятности появления ошибок

Ошибки в обработке / управлении документами могут привести к серьезным сбоям в бизнес-операциях, репутационному ущербу. Любая неточность в информации может привести к неправильным решениям, недопониманию, снижению результативности. Проактивные меры по минимизации ошибок повышают эффективность организации, укрепляют доверие среди заинтересованных сторон, а также влияют в положительную сторону на имидж компании.

Как можно снизить риск появления ошибок в корпоративной документации:

Использование шаблонов. Они помогают стандартизировать форматы документов, упрощая сотрудникам поддержание уровня согласованности между документами. Это, в свою очередь, помогает снизить риск ошибок при вводе данных, форматировании и других важных аспектах обработки документации. Шаблоны можно создавать в текстовых редакторах, специльном ПО или на веб-платформах.
Многоуровневая проверка на ошибки. Если правильность заполнения документации проверяется несколько раз, снижается риски ошибок. Двойная проверка может проводиться вручную, или ее можно автоматизировать, используя специальные программные инструменты или алгоритмы для обнаружения ошибок / несоответствий.

Компания также может внедрить процессы контроля качества, создав соответствующую команду или задействовав автоматизированные инструменты или алгоритмы. Автоматизированные инструменты такого формата можно использовать для проверки форматирования данных, проверки правильности заполнения информационных таблиц, перекрестных ссылок на информацию из других источников, а также проверки на наличие грамматических ошибок, опечаток, других проблем.

Безопасность методов управления документами

Точность и безопасность данных – важнейшие компоненты успешных процессов управления корпоративными документами. Искаженная информация приводит к ошибкам и издержкам. Это могут быть как финансовые потери, так потеря доверия клиентов или юридические проблемы, которые нанесут серьезный вред репутации компании. Личные и конфиденциальные данные должны быть надежно защищены от несанкционированного доступа и возможных кибератак со стороны программ-вымогателей. Неправильное обращение с такой информацией может привести к серьезным штрафам, судебным искам.

Чтобы компания была защищена от таких последствий, нужно регулярно проверять безопасность корпоративной информации в режиме реального времени, периодически осуществлять резервное копирование данных, использовать системы шифрования, брандмауэры.

Рабочие процессы управления документами нужно проектировать так, чтобы только авторизованный персонал мог получить доступ к конфиденциальной информации. Организациям следует внедрить механизмы безопасной аутентификации, которая может быть биометрической или многофакторной.

Цифровые технологии и искусственный интеллект в документообороте

Использование цифровых (электронных) технологий делает обработку более точной, эффективной. Интеграция технологий искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения (МО) сокращает время работы с документацией, высвобождая время, которое можно потратить на другие важные бизнес-процессы.

Как корпоративному документообороту поможет ИИ / МО:

Извлечение информации. Искусственный интеллект и машинное обучение могут автоматически извлекать данные, уменьшая необходимость ручного ввода и сводя к минимуму риск ошибок. Например, ИИ может идентифицировать имена, адреса, даты, извлекать и структурировать эту информацию.
Проверка данных. Искусственный интеллект и машинное обучение могут проверять данные, гарантируя точность, актуальность информации. Например, ИИ может сопоставлять информацию из корпоративной документации с актуальной базой данных клиентов, находя несоответствия и любые ошибки.
Классификация и категоризация документов. Искусственный интеллект и машинное обучение могут автоматически классифицировать / категоризировать данные, что упрощает управление и организацию больших объемов данных. Например, ИИ может идентифицировать / классифицировать конкретные типы документов в виде счетов-фактур, контрактов или заказов на поставку.
Проверка и утверждение документов. ИИ может отмечать потенциальные проблемы в документах, отсутствие нужной информации или ошибки, а также отправлять автоматические уведомления рецензентам на утверждение.

Автоматизируя задачи и снижая риск ошибок, предприятия минимизируют исправления и доработки, сокращают общее время, расходы на обработку документов. Технологии также могут оптимизируют работу с важной корпоративной информацией, делая её более последовательной и снижая риск несоответствий.

Рабочий процесс управления документами – комбинация разных инструментов / подходов. Сегодняшние задачи, с которыми сталкиваются предприятия, – это интеграция различных способов хранения / поиска данных, комплексное управления документами компании, создания единой системы документооборота.

Заключение

Цифровизация бизнес-процессов — обязательная часть бизнеса в эпоху цифровой эконгомики. Благодаря внедрению компьютерных систем, корпоративные бизнес-процессы осуществляются более плавно, а вероятность ошибок существенно снижается, что приводит к более быстрому темпу выполнения операций. Отказ от ручной обработки упрощает отслеживание нужной информации. Оптимизация документооборота дает возможность предотвращать и разрешать возможные спорные ситуации, делая коммуникацию участников трудовых и деловых отношений понятной, оперативной, прозрачной.