Конференция — важный инструмент бизнес-образования. Это мероприятие обычно собирает вокруг себя группы людей, интересующихся определенной темой. Во время таких встреч они завязывают новые знакомства, обсуждают свежие тенденции в актуальной отрасли.
Конференции бывают связаны с разными сферами: наука, бизнес, образование, искусство, политика. Тем, кто задумался об организации такого мероприятия, пригодится несколько советов.
Что такое конференция?
Это собрание группы лиц для обсуждения определенных тем по своему статусу занимает промежуточное место между семинаром и конгрессом. Программа конференций включает в себя:
- выступления;
- презентации;
- панели обсуждения;
- сессии вопросов и ответов;
- мастер-классы и другие активности.
Участники — специалисты, студенты, предприниматели, представители правительственных органов и др.
Цель таких встреч:
- обмен знаниями и опытом;
- расширение проф сетей;
- продвижение новых идей, продуктов и услуг;
- решение актуальных проблем отрасли.
Формат события может различаться (большие пленарные заседания / небольших рабочие группы). Участие в таких встречах может быть как платным, так и бесплатным. Мероприятие организуется либо специальным комитетом, либо отдельными организаторами, которые продумывают логистику, заботятся о приглашенных гостях, выбирают место проведения, спикеров, формат и продумывают прочие нюансы.
Немного интересной статистики
Какие могут быть сложности в организации? Необходимо найти помещение, выбрать тему, провести небольшую рекламную кампанию, пригласить спикеров и дело сделано. Предварительно рекомендуем ознакомиться с интересными статистическими данными, предоставленными платформой Bizzabo, которые помогут организовать это мероприятие более эффективно:
- Не стоит назначать съезд на понедельник или пятницу. Почти половина респондентов (47%) в опросе назвали понедельники худшими днями для таких встреч, за ними следовала пятница, получившая 40% голосов.
- Более эффективными оказываются мероприятия, организованные во вторник или в среду. 29% голосов достались вторникам, а среда заняла второе место с 25%.
- 43% респондентов сообщили, что вместо того, чтобы углубиться в интересующую их тему посредством участия в конференции, они возвращаются оттуда в недоумении и в большом замешательстве.
- 31% сообщил, что избыток приглашенных спикеров значительно замедлил прогресс восприятия новой информации на мероприятии.
- Чуть менее 40% участников разных конференций признаются, что заснули во время их проведения.
- Во время онлайн-конференций более трети (77%) участников присоединяются к ним со своих ноутбуков или настольных компьютеров. Второе место отведено смартфонам: 31% участников выбрал их в качестве основного средства связи. Планшеты выбирает 13% участников.
- 52,1% организаторов сообщили об увеличении посещаемости B2B-конференций в прошлом году.
Сейчас популярен видеоформат конференций, когда участники находятся в разных концах мира и коммуницируют в удаленном режиме. Но 86,4% организаторов в 2024 году планируют увеличить количество очных событий. Чтобы конференция прошла успешно и оставила положительные воспоминания у участников, необходимо следовать простым рекомендациям.
Как раскрутить стартап? Конференции для начинающего бизнеса и не только
Составление подробного плана
Любое мероприятие требует тщательной подготовки. Необходимо не только заинтересовать посетителей, выбрав интересную тему, но и сделать так, чтобы гости встречи захотели прийти еще раз. Рекомендуется тщательно изучить целевую аудиторию, узнать ее привычки, опыт, ожидания. Будет полезно проанализировать опыт конкурентов.
Следует составить подробный план встречи, определить смету, рассчитать количество требуемого на подготовку времени. Для составления плана мероприятия можно использовать специальные программы (шаблоны Google, Asana, Trello, Teamweek).
Важна тема конференции. От нее на 50% зависит то, какой след оставит эта встреча в памяти гостей. Тема должна быть интересной для целевой аудитории.
Сроки / сезонность
Конференции бизнес-формата удачнее всего происходят весной или осенью. Разослать приглашения гостям стоит минимум за месяц, а лучше за три месяца до начала мероприятия. Если конференция крупная, с важными приглашенными спикерами, можно начинать рассылку приглашений даже за полгода. Организаторы знают, что крупное мероприятие нужно планировать за год-полтора. Ведь в этом случае можно проработать все детали тщательно и выбрать место для ее проведения.
Место проведения
Выбор места зависит от масштабов события. Если планируется оффлайн конференция, на которой будет несколько десятков человек, достаточно подобрать удобное время проведения, подготовить онлайн-кабинет, разослать ссылки для входа предполагаемым участникам. Важно, чтобы к месту проведения были организованы удобные подъезды, поблизости была необходимая инфраструктура, а логистика внутри самой площадки была максимально адаптирована под подобные встречи.
Если место для конференции выбрано неудачно, вдалеке от метро / необходимой инфраструктуры, это может стать причиной низкой посещаемости. Знающие люди рекомендуют отказаться от проведения мероприятий в здании, к которому ведет крутая лестница. Среди посетителей конференции найдутся люди, для которых преодоление этого препятствия окажется не по силам.
Отказ от неинтересных спикеров
Найти классного спикера, который сочетал бы в себе профессионализм, харизму, целевой опыт, умение интересно выступать на публике сложно. Слишком известные персоны, которые кочуют с одного мероприятия на другое, не сделают конференцию успешной. Задача организатора — избежать скучных докладов и лекторов, которые появляются на всех конференциях с одним и тем же материалом, а также не нарваться на “инфоцыган”.
Лучше приглашать докладчиков, которых сам организатор видел в деле. Рекомендуется работать с теми, кто умеет удержать внимание аудитории, разбирается в теме мероприятия, имеет хотя бы небольшой опыт выступления перед большой аудиторией. Если позволяет бюджет, можно пригласить звезд актуальной отрасли, топ-менеджеров и представителей зарубежных гигантов. Не стоит приглашать на мероприятие случайных спикеров только ради того, чтобы заполнить программу.
Разнообразие форматов
При проведении оффлайн собраний не стоит ограничиваться только одним форматом. Ведь всегда есть участники, которые не смогут лично посетить мероприятие, но хотели бы поучаствовать в онлайн-формате. Онлайн-формат делает участие возможным для людей со всего мира, что может способствовать международному обмену информацией, опытом. Одновременно проводя события в разных форматах, можно охватить как локальную, так и глобальную аудиторию. Поэтому организатору нужно позаботиться о наличии качественного интернет-покрытия и достаточного количества устройств. При их помощи можно как наблюдать за происходящим на конференции, так и выступать в качестве спикера.
Можно подумать о придании своему мероприятию неформального статуса. Сегодня участники более охотно посещают те конференции, где можно не только слушать спикеров, но и задавать вопросы, вести диалог.
Удачное продвижение конференции
Важный аспект при организации таких событий — их продвижение. Можно обзавестись базой электронных адресов целевой аудитории, которая бы могла заинтересоваться темой, и начать имейл-рассылку писем с приглашениями. Можно делиться событием в социальных сетях, попросить приглашенных спикеров рассказать о мероприятии в своих блогах. Можно заказать рекламу в поисковых системах, использовать таргетинг.
Важно сформировать правильный посыл своей аудитории, чтобы потенциальные посетители понимали, почему им необходимо присутствовать именно на этом мероприятии. Для достижения этой цели рекомендуется подключить маркетологов. Можно также использовать рекламные флаеры / брошюры, в которых рассказывается о теме мероприятия, месте его проведения, спикерах и т. д.
Как организовать успешную конференцию: еще некоторые рекомендации
Ясная цель и концепция позволят потенциальным участниками узнать, какие темы будут обсуждаться, какие виды мероприятий будут включены в программу. Еще некоторые секреты успеха:
- Техническое обеспечение. Перед стартом конференции следует удостовериться, что все технические аспекты (аудио / видеооборудование, интернет-соединение и т. д.) работают хорошо.
- Регистрация и обслуживание участников. Процесс регистрации должен быть простым и понятным, так же как выдача бейджей и сопутствующих материалов.
- Обратная связь и улучшение. После мероприятия участники должны иметь возможность оставить отзыв, рассказать о своих впечатлениях. Это поможет усовершенствовать процесс подготовки будущих конференций.
- Отслеживание трендов. В сфере организации и проведения мероприятий есть свои веяния и тренды. Необходимо отслеживать тенденции и инновации, по возможности включать их в программу конференции.
Организатор должен быть чрезвычайно гибким и уметь адаптироваться к возможным непредвиденным ситуациям. Смекалка и собранность в непростых обстоятельствах помогут максимально эффективно.
Успешная организация конференции требует совместных усилий, планирования и внимания к деталям. Грамотное выполнение всех шагов поможет создать значимое и продуктивное мероприятие.
Узнать об интересных мероприятиях можно в нашем разделе Конференции для стартапов.
Вероника Вайнраух 
11 октября 2023 
